在出口贸易中,应对客户询盘的回复方法层出不穷,但回复给客户的第一封邮件无疑是至关重要的,因为这会直接影响到买家与你的后续合作。就像不少人会“以貌取人”一样,很多买家就是根据你的第一封邮件来筛选是否再度联系,考虑是否进一步合作。

回复前:摸清客户真实来意

不是每封询盘都有下单意向。有很多客户没有时间一个个去询价,通常会漫天要报价单,然后再考虑并选择供应商;也有很多客户实际上就是竞争对手,询盘只是为了套取对方价格令自己占据优势;还有很多客户询盘是幌子,索要样品才是他们真正的目的……

业务员接到询盘的时候不要急于回邮件和报价,应先认真分析客户的信息,从中区分出客户是一般专业买家还是非专业买家。

首先,确认客户公司信息真实性。比如把客户公司的名称放到网络上搜索一下,找到公司网站,了解对方是工厂还是贸易公司,主要的经营范围是哪些行业。如果没有网站,也要查一下对方的踪迹。比如可以通过宜选网大数据平台的买家画像分析系统对询盘质量进行有效性评估。

其次,判断客户公司是否专业。先了解客户公司主要有哪些销售渠道,一年估计有多大的采购量。通过询盘邮件判断其是否专业,主要需要的是什么产品、材质、风格、制作工艺、主要用途和客户所在市场大环境对产品的要求,价位的要求等是否与自己公司情况匹配。

最后,推测客户采购目标是否明确。根据客户对产品的具体或单一的要求、初次的求购数量,对产品的质量状态和包装状态有什么特殊要求,是否含税含运费等问题初步预测出客户询盘的用意及购买意向。

回复时:不同类型客户采取不同策略

查清客户资料后,对客户类型进行分析,再针对不同类型的客户针对性地回复邮件。接到询盘,如果邮件内容很空泛,一般要查询该客户公司的网站,了解其经营产品的类型,然后给一个简单的回复,说明可以提供的产品有哪些,卖得最好的是哪款;要求对方告知针对的市场,提供所需产品的详细信息,并提醒客户不同规格产品的价格是不一样的,没有规格无法报价(客户如果是经营该产品的,一定会明白并给出产品的详细信息)。

询盘里,如果客户什么也不关心,就要求你报价。那么,小心为上,千万不要成为一个报价机器。照例先查询该客户公司及产品信息,再询问他具体要哪款产品,数量是多少再报价。还可以打电话或社交软件沟通,这样才不容易被套价。在沟通过程中要找机会看他是否专业,才能知道他是不是真正的买家,真正的买家会很耐心地沟通,不是真正的买家最后会无声无息。

客户信息全面,包含公司名称、地址、电话、传真、联系人、公司介绍或网址,并表现出诚意的,这类客户可能是潜在性客户。对于这样的回复要有耐心,善于引导,依照他的要求结合当地市场推广情况,有针对性地介绍公司的热销产品。邮件不仅要完整回复,还需使之看起来与众不同,这样才能抓住客户的眼球。选择合适的时间更重要:比如你同时收到印度和埃及的询盘,那就没必要先回埃及的,因为埃及一般是傍晚上班,而印度是下午左右上班。

如果接到的是规格很详细的询盘,在询盘中体现出产品的参数、性能等,这类客户一看就是经验丰富的业内人士,也有明确的购买意向。观察对方资料后,可以制作一个精美的excel表格,里面涵盖客户所需产品的详细规格,并把其中一项参数稍稍改动(一定不要是最重要的一项),与客户所需稍有不同,并用有颜色的字体标示出来。再在邮件中询问客户,我们可以提供的产品与你的要求稍有不同,如果认为可以,我会进一步提供详细信息,但要注意的是一定不能报价。这样的邮件,往往很吸引人,一般得到对方的回复几率很高。

回复后:追加一个电话确认客户收到邮件

回复邮件发出去后,最好再给客户打一个电话,或者在社交软件上告诉客户:报价单已于几分钟之前发过去,希望他能查收;因为带了附件,不知道他有没有收到,如果没有,那请客户立刻联系。这样做,能减少邮件发出去石沉大海的情况。

询盘跟进是个技术活,稍微处理不当就可能与一笔订单失之交臂。

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